23 April 2018

ADMINISTRASI AKADEMIK

  1. Kartu Rencana Studi (KRS)

Pendaftaran KRS dilakukan sebagai berikut:

  • Mahasiswa mengambil KRS ke bagian keuangan setelah melunasi tunggakan biaya studi
  • Mahasiswa mengisi formulif rencana pengambilan mata kuliah (Form RPM) dengan cara memilih mata kuliah dan kelas yang diinginkan sesuai dengan jadwal kuliah yang telah tersedia dan mempertimbangkan KHS semester sebelumnya. Pengambilan beban studi (jumlah sks) untuk tiap semester ditentukan oleh besarnya IP yang diperoleh pada semester sebelumnya, kecuali untuk semester pertama dan jika ada ketentuan khusus.
  • Mahasiswa wajib berkonsultasi dengan dosen pembimbing akademik (dosen PA) untuk menetapkan mata kuliah yang akan diambil pada semester yang akan berjalan. Jadwal konsultasi akademik ditetapkan oleh Puket1, dan diumumkan melalui Coorporate Secretary
  • Formulir RPM yang telah disetujui oleh dosen PA dan Ketua Program Studi diserahkan ke bagian keuangan (an. Puket 2),
  • Setelah formulir RPM disetujui oleh puket 2, maka mahasiswa terdaftar dalam daftar kehadiran dalam kelas
  • Pengisian KRS dapat dilakukan oleh mahasiswa secara on-line melalui SISTEL atau website STT Bethel Indonesia dimana prosedur secara lengkap akan diberikan dalam panduan tersendiri.
  • Mahasiswa melakukan pembayaran di Bank sesuai dengan jumlah sks yang diambil sebagaimana tercantum pada KRS dan biaya komponen lainya.
  • Pembayaran biaya perkuliahan dilakukan sesuai dengan prosedur dan aturan yang berlaku.
  • Bukti transfer asli atau foto copy harus diserahkan kebagian kekuangan untuk kepentingan validasi.
  • Bagian keuangan akan memberikan kwitansi sebagai tanda terima pembayaran

 

  1. Proses Pembuatan Kartu Studi Mahasiswa (KSM)

Kartu studi mahasiswa (KSM) adalah kartu yang menyatakan bahwa mahasiswa resmi telah terdaftar aktif sebagai mahasiswa pada semester berjalan dan berhak mengikuti mata kuliah sebagaimana tercantum di dalamnya.

 

  1. Proses Pembuatan KSM oleh kantor sekretariat
  • Mahasiswa menyerahkan KRS dan Bukti Pembayaran Mata Kuliah (BPM) ke loket pendaftaran di Coorporate Secretary (CS). Sebelum menyerahkan KRS ke CS harap dipriksa kembali, apakah mata kuliah dan kelas yang tercantum telah sesuai dengan kelas yang diambil. Apabila terdapat ketidaksesuaian, mahasiswa wajib segera mengurusnya di sekretariat program studi. Kelalaian atas hal ini menjadi tanggung jawab mahasiswa sendiri.
  • KRS akan proses menjadi KSM (Kartu Studi Mahasiswa) dan secara resmi mahasiswa akan mendaftar pada setiap mata kuliah yang telah tercantum di KSM. KSM dicetak secara kolektif berdasarkan berkas KRS yang dikirim dari sekretariat program studi.
  • Proses pendaftaran   KRS   dinyatakan   selesai   setelah   mahasiswa menerima KSM, KRS dan BPM yang telah dibayar kewajiban keuangannya. Kartu Studi Mahasiswa (KSM) diambil diprogram Studi
  • Terlambat menyerahkan KRS di Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan(BAAK)

a. Mahasiswa yang terlambat mengurusmenyerahkan kartu rencana studi (KRS) masih diperkenankan untuk                 memproses KRS-nya di BAAK untuk diproses menjadi kartu studi mahasiswa (KSM)

b. Mengurus keterlambatan ini hanya berlaku sampai dengan masa perbaikan KRS (Batal/Tambah) terakhir.

c. Keterlambatan pengurusan KRS untuk diproses menjadi KSM dikenakan biaya administrasi sesuai                                ketentuan yang berlaku.

d. Apabila melewati masa tersebut maka mahasiswa harus mengambil Cuti Akademik.

e. Batas waktu pengajuan cuti akademik paling lambat 2 minggu menjelang ujian tengah semester (UTS)                        berjalan, bila melewati batas tersebut mahasiswa dianggap bolos kuliah atau mengundurkan diri                                 disemester berjalan

 

  1. Mahasiswa dan Masalah Keuangan

Mahasiswa sewaktu-waktu dapat menghubungi pembantu ketua II (puket II) untuk mengkonsultasikan masalah yang berhubungan dengan kewajiban administrasi keuangan jika tidak dapat diselesaikan oleh dosen pembimbing akademiknya.

 

  1. Perbaikan KRS (Batal/ Tambah) Proses perbaikan KRS (Batal/ Tambah)

Perbaikan KRS (Batal/ Tambah) dilaksanakan 1 (satu) minggu setelah awal kuliah dimulai sebagaimana tercantum pada kalender akademik. Pendaftaran perbaikan KRS (Batal/ Tambah) meliputi 3 tahap sebagai berikut:

  • Perbaikan KRS dilakukan oleh mahasiswa dengan mengambil formulir perbaikan KRS (Batal/ Tambah) ke bagian keuangan, mengisi sebagaimana mestinya dan meminta persetujuan dosen PA atau ketua program studi
  • Formulir yang telah disetujui oleh Dosen PA atau ketua program studi dibawa ke bagian keuagan untuk diproses menjadi KBT (Kartu Batal Tambah). Sekaligus akan menghitung biaya studi.
  • Hasil dari pendaftaran di loket ini adalah berupa Kartu Batal Tambah (KBT) yang mencantumkan hasil dari proses perbaikan KRS (Batal/Tambah). Status dari mata kuliah harus tertulis TERIMA atau PINDAH SEKSI, bila tidak, yaitu masih tertulis PENUH atau BENTROK, maka formulif KBT harus dibawa kembali ke loket sekretariat program studi untuk diproses ulang setelah dilakukan perubahan sebagaimana mestinya. Mata Kuliah yang dibatalkan akan tertulis BATAL.

 

  1. Satu hari setelah berakhirnya masa perbaikan KRS (Batal/Tambah) hingga 3 (tiga) minggu sebelum dimulainya ujian tengah semester (UTS) adalah Masa Mundur

Masa Mundur meliputi 3 kategori:

a. Mundur Matakuliah

  • Mahasiswa dapat mundur dari satu atau beberapa Mata Kuliah yangtelah diambilnya. Untuk setiap Mata Kuliah yang mundur mahasiswa akan mendapat nilai M yang berarti Mundur.
  • Nilai ini tidak diperhitungkan dalam perhitungan IPS/ IPK. Nama mahasiswa masih akan tercantum didalam daftar hadir kuliahmaupun di Daftar hadir Ujian namun terdapat catatan bahwa statusnya telah Mundur.
  • Mahasiswa tidak dapat pengambilan uang kuliah apapun untuk proses mundur.

b. Mundur Kuliah (mundur semua Mata Kuliah )

  • Mahasiswa dapat mundur dari semua Mata Kuliah yang telah diambilnya tanpa mendapat penambahan masa studi.
  • Untuk setiap Mata Kuliah yang mundur, mahasiswa akan mendapat nilai M yang berarti Mundur dan nilai tidak diperhitungkan dalam perhitungan IPS/ IPK.
  • Nama mahasiswa masih akan tercantum di dalam daftar hadir kuliah maupun di Daftar Hadir Ujian namun terdapat catatan bahwa statusnya telah Mundur.
  • Mahasiswa yang Mundur kuliah tidak dapat mengambil kembali uang SPP, uang kulaih (SKS), uang BPP pokok dan uang kemahasiswaan dan asuransi.

c. Mahsiswa

  • Mahasiswa Baru yang memulai kuliah pada semester pertama tidak dapat melakukan mundur kuliah. Apabila karena sesuatu hal mahasiswa harus mengunakan fasilitas ini, dia tidak akan mendapat pengembalian uang kuliah apapun juga.
  • Mahasiswa yang sudah terdaftar pada semester aktif yang memulai kuliah pada semester yang berjalan dan mundur kulih setelah kuliah dimulai tidak akan mendapat pengembalian uang apapun.
  • Mahasiswa yang sudah terdaftar pada semester aktif/ berjalan (terdaftar uang KRS, dll), jika sebelum Ujian Tengah Semester (UTS) mahasiswa menderita sakit dan membutuhkan waktu perawatan yang lama, mahasiswa dapat mengambil Cuti Akademik. Uang SKS, SPP, dll, tidak dapat dikembalikan.
  • Mahasiswa yang sudah terdaftar pada semester aktif/ berjalan (Terdaftar KRS), dengan alasan tugas negara/membela nama perguruan tinggi dengan surat tugas yang ditandatangani oleh puket I, mahasiswa dapat mengambil Cuti Akademik. Mahasiswa tidak akan mendapat pengembalian uang SPP, uang SKS, BPP, Kemahasiswaan.
  • Untuk semua mahasiswa yang mundur kuliah, tunggakan SPP harus diselesaikan terlebih dahulu apabila masa kuliahnya sudah mencapai 10 (sepuluh) bulan atau lebih.

 

  1. Kartu Hasil Studi (KHS)
  • Kartu Hasil Studi merupakan informasi tentang hasil studi mahasiswa pada semester yang bersangkutan dimana mahasiswa dapat memperolehnya sesuai jadwal yang dinyatakan dikalender akademik.
  • Pada KHS tercantum IPS dan IPK serta nilai dari mata kuliah yang diambil pada semester yang baru dijalani.
  • Selain itu pada kolom nilai dapat berisi huruf T (Tunda). Ini berarti nilai untuk mata kuliah tersebut belum diserahkan dosen yang bersangkutan sampai dengan saat IPK diproses.
  • Mahasiswa yang tidak dapat mengambil KHS sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan, masih dapat dilayani setelah semua pembagian KHS terjadwal berakhir.
  • Mahasiswa tidak berhak mendapatkan KHS jika belum menyelesaikan administrasi keuangan dan atau terdapat masalah moral serta criminal
Kembali